Protokoll fra ordinært årsmøte Tverrlia 2 Hytteforening

Her er referatet fra årsmøtet som ble holdt den 19 september 2009.
Møtested: Golfkafèen
Dato: 19. september 2009

Tilstede: Registreringen ved ankomst til møtet viste at 39 stemmeberettigede var til stede og det ble registrert 11 fullmakter. I tillegg møtte en del andre tilknyttet hyttefeltet.

Styrets leder ønsket innledningsvis alle velkomne og takket hjertelig for dugnadsinnsatsen tidligere på dagen.

Sak 1 Konstituering av møtet:

1.1 Registrering av fremmøtte og fullmakter. Det ble registrert 39 stemmeberettigede og 11 fullmakter
1.2 Innkalling til møtet ble godkjent
1.3 Dagsorden ble godkjent
1.4 Ole-Ludvik Kleven ble valgt som referent
1.5 Robert Burud og Bjørn Slaatten ble valgt til å undertegne protokollen
1.6 Bente Slaatten ble valgt som møteleder

Sak 2 Styrets årsrapport

Styrets årsrapport for perioden 01.07.08-30.06.09 var sendt hytteeierne sammen med innkallingen til møtet og ble derfor ikke lest eller gjennomgått nærmere.
I forbindelse med årsrapporten kom man bl.a. inn på

  • yngelutsett i tilgjengelige fiskevann
  • kalkholdigheten i drikkevannet og eventuelle problemer som følge av dette.
  • konsekvensene for vannivået i Litletjern ved vanning av golfbanen

Styrets medlemmer og øvrige møtedeltakere kommenterte og belyste saken ytterligere.
Vedtak: Styrets årsrapport for perioden 01.07.08-30.06.09 godkjennes

Sak 3 Årsregnskap 01.07.08-30.06.09

Årsregnskapet var sendt hytteforeningens medlemmer sammen med innkal- lingen til møtet. Styremedlem Morten Olsson redegjorde nærmere for en del poster i regnskapet og kom i sin gjennomgang bl.a. inn på:

  • snøbrøytingen
  • fritidsaktiviteter
  • vegvedlikehold
  • avtale med løypelaget
  • forretningsførsel
  • ekstra innkreving av årsavgift
  • vannfond og egenkapital

Regnskapet viser et overskudd på kr 299.951,- Det ble orientert om at regnskapet var revidert.

Det ble ikke stilt spørsmål eller gitt kommentarer til regnskapet.

Vedtak: Årsregnskapet for perioden 01.07.08-30.06.09 godkjennes

Sak 4 Tverrlia 3, nye medlemmer av Tverrlia 2 hytteforening

Hytteforeningens medlemmer hadde sammen med innkallingen til møtet fått tilsendt et bilag som belyste saken nærmere. Av dette bilaget fremgår det at en sammenslåing vil bidra til mer effektiv drift og bedre utnyttelse av tilgjengelige resurser.

Av bilaget fremgår det videre at hovedprinsippene for sammenslåingen skal være følgende:

  • Økonomiske verdier som eksisterer fra perioden før 01.juli 2009 skal holdes utenfor sammenslåingen. Det gjelder: Vannfondet i Tverrlia 2 skal økonomisk holdes utenfor sammenslåingen.
  • Overskudd og balansemessige avsetninger pr 30.06.2009 skal økonomisk holdes utenfor sammenslåingen
  • Hver velforening skal bidra med sin andel av fellesareal. For Tverrlia 3 gjelder dette det arealet som er inntatt i diskusjoner med Hans Tandberg/ arbeidsgruppe for Tverrlia 3

Videre hadde hytteforeningens medlemmer mottatt et referat fra arbeidgruppe i Tverrlia 3 datert 3/6-2009 vedrørende samme sak.

Styrets leder og Hans Tandberg ga utfyllende kommentarer til de foreliggende dokumenter

Etter innledningen kom man i diskusjonen bl.a. inn på

  • gjelder det tvunget medlemsskap for hytteeierne i Tverrlia 3 også ?
  • konsekvenser av at Hans Tandberg kan tilknytte seg de tekniske anlegg i Tverrlia 3
  • veiutviklingen og veistandarden i Tverrlia 3
  • overskjøtingen av fellesarealene til hytteforeningen i Tverrlia 2 vil være retningsgivende for overskjøtingen av fellesarealene i Tverrlia 3
  • aktualiteten av å ta Tverrlia 1 inn i vår hytteforening.
  • kloakk i Tverrlia 3-når vil kommunen overta ansvaret for denne ?

Styret og Hans Tandberg kommenterte og svarte på innleggene

Vedtak: Styret får fullmakt til å gjennomføre sammenslåingen i samsvar med de hovedprinsipper og intensjoner som er omtalt i vedlegg 3 til saklisten og gjengitt foran i innledningen til vedtak

Årsmøtet beslutter videre at det også skal være et hovedprinsipp og intensjon at veistandarden i Tverrlia 3 må bringes opp på samme nivå som i Tverrlia 2 før sammenslåingen.

Sak 5 Oppløsning av vannfondet

Hytteforeningens medlemmer hadde sammen med innkallingen fått tilsendt et bilag hvor det foreslås at vannfondet i Tverrlia 2 tilbakebetales medlemmene i Tverrlia 2. Styret foreslår at dette gjøres før sammenslåingen med Tverrlia 3.

I forbindelse med saken ble det opplyst at innbetalingen til vannfondet ble avsluttet i 2006 og at ingen av medlemmene hadde forespurt om tilskudd hittil. Det ble også nevnt at alternativt kunne vannfondet stå til 2015 slik de opprinnelige forutsetningene var. Det vil imidlertid være hensiktsmessig å få fondet avviklet og tilbakebetalt før kommende sammenslåing med Tverrlia 3.

Vedtak: Vannfondet tilhørende Tverrlia 2 oppløses. Fondets aktiva fordeles og tilbakebetales til de hytteeiendommer som har innbetalt til fondet og som var registrert i 2006.

Sak 6 Innkomne saker

6.1 Gebyr ved manglende dugnadsinnsats
Hytteeier Yngve Pettersen skriver i et vedlegg til innkallingen at det kun er et fåtall medlemmer som møter frem på de årlige dugnadsdagene og at de fremmøtte gjerne er gjenganger fra år til år. Han foreslår derfor at hytteeiere som ikke møter med minst en representant på dugnadsdagen ilegges et gebyr på kr 1.000,-

I den etterfølgende diskusjon av saken kom man bl.a inn på:

  • er en slik ordning lovlig ?
  • bør være frivillig å betale
  • kommer det mange til dugnadene blir det krevende og organisere arbeidet og styret må være godt forberedt
  • bør sende ut en arbeidsoversikt på forhånd over hva som skal gjøres
  • greit at vi betaler når vi ikke kan komme og gjøre en innsats.
  • ønsker dugnaden lagt til høstferien
  • greit med dugnadsgebyr men kr 1.000,- er for mye for 3 timers innsats

Vedtak: Hytteforeningen sender ut en giro med anmodning om å betale kr 400,- til de som ikke møter opp på dugnadsdagen. Ordningen trer i kraft fra og med 2010. Inntil videre avgjør den enkelte mottaker om de ønsker å betale.

6.2 Brøyting av private atkomstveier
Hytteeier Yngve Pettersen foreslår i et vedlegg til innkallingen at brøyteordningen endres slik at hytteforeningen kun skal brøyte veier og fellesområder og at brøyting inn på hver enkelts private eiendom er noe som ikke vedkommer hytteforeningen.

Alternativt foreslås at brøytekostnadene splittes i 2 poster – en for fellesarealer/veier og en for brøyting på egen eiendom. Videre bør de som ønsker å måke selv på egen tomt få sin andel fratrukket årsavgiften.

Styremedlem Morten Olsson opplyste i sakens anledning at 75 % av brøytekostnadene er knyttet til private veier. Han opplyste videre at en oppsplitting av brøytekostnadene vil føre til merarbeid for Rodegård som forestår brøytingen og at dette må vi betale for.

I den etterfølgende diskusjonen kom man bl.a inn på:
– ønsker å beholde dagens ordning. Ble gjentatt av flere
– ønsker dagens ordning, viktig da vi valgte å kjøpe eiendommen
– vil ikke ha maskiner inn på tomta
– brøytekvaliteten bør bedres
– alle bør avgrense området de ønsker skal brøytes med brøytestikker.
– pass på at det ikke ligger store steiner i brøyteområdet som kan skade brøyteutstyret.

Styret kommenterte og svarte på innleggene

Vedtak: Dagens brøyteordning opprettholdes.

6.3 Varamedlem til styret
Valgkomiteen hadde i bilag til innkallingen redegjort nærmere for ønsket om å velge 2 varamedlemmer – en for hver 2-års periode. Valgkomiteen foreslår derfor følgende endring av vedtektene:

Pkt 5 – Styre og valgkomitè
Styret består av 5 medlemmer, formann og 4 styremedlemmer, og 2 varamedlemmer, som velges på årsmøtet for 2 år av gangen, dog slik at det enkelte år ikke skal være flere enn 3 medlemmer og 1 varamedlem på valg, inklusiv formannen. Formannen velges særskilt. Gjenvalg kan skje. Et varamedlem trer først inn i styret når et valgt styremedlem i samme periode går ut av styret. Hvis Nes kommune krever at det skal opprettes et ansvarlig organ som kommunen kan henvende seg til vedrørende vedlikehold av fellesanlegg/-areal, skal styreformannen være Hytteforeningens representant.

Valgkomiteen består av 3 medlemmer, formann og 2 medlemmer. De velges på årsmøtet for 2 år av gangen. Gjenvalg kan skje.

Vedtak: Forslag til vedtektsendringer vedtatt

6.4 Styreleders ekstra godtgjørelse utgår
Vedlagt innkallingen til årsmøtet forelå et forslag fra styret om at styreleders kjøregodtgjørelse likestilles med de øvrige styremedlemmene. Dette innbærer at styreleder ikke lengre får fast godtgjørelse ut over årsavgiften.

Det forutsettes imidlertid at kjøring til møter t.eks. til Nesbyen godtgjøres etter kjørte kilometer.

Vedtak: Styrets forslag vedtatt.

7 Budsjett 01.07. 2009 – 30.06. 2010

Hytteforeningens medlemmer hadde sammen med innkallingen fått tilsendt forslag til budsjett for perioden 01-07-09 – 30.06.10 Budsjettet forutsetter at Tverlia 3 er innlemmet i Tverrlia 2.

Budsjettet viser et underskudd på kr 51.500,-

I forbindelse med fremleggelsen av budsjettet ble det bl.a. opplyst

  • vedrørende snøbrøytingen er det lagt inn 15 % reserve
  • vegvedlikehold, oppgrusing, oppretting av skader mv
  • sport og fritid, løypelaget, opparbeidelse av gang og sykkelstier, jakt og fiskeavgift
  • forretningsførsel – fastprisavtale etablert med Adimpleo AS

I den etterfølgende diskusjonen kom man bl.a inn på:

  • Brøyting og fastpris – vil bli dyrere da Rodegård må ta høyde for ekstraordinære snøvintre
  • fond til å dekke ekstraordinære brøytekostnader
  • reserver i budsjettet ?
  • svært varierende kvalitet på løypenettet-vi har mindre planerte traseer enn t.eks. Nystølen

Styret kommenterte og svarte på innleggene

Vedtak: Budsjett for perioden 01.07.09-30.06 2010 godkjennes

8 Valg

Alle medlemmer hadde sammen med innkalling fått tilsendt valgkomitèens forslag.

Innledningsvis ga valgkomitèen uttrykk for at hyttemedlemmer som ønsker å engasjere seg i hytteforeningens arbeid bør orientere valgkomitèen da det er vanskelig å få tak i medlemmer som kan delta i styrets arbeid.

Følgende valg ble gjennomført
Styret:
På valg var:

  • Aslak Hagen – tar gjenvalg
  • Tor-Arne Jensen – tar ikke gjenvalg
  • Morten Olsson – tar ikke gjenvalg
  • Torunn Eide Dokken – har solgt hytta – 1 år igjen av valgperioden

Valgt ble:

  • Aslak Hagen – gjenvalgt for 2 år
  • Paal Leveraas, Tverrlia 119 – valgt for 1 år. Etterfølger Torunn Eide Dokken
  • Lene Spilde Hasaas, Tverrlia 127 – valgt for 2 år
  • Hans-Christian Finstad, Tverrlia 128 – valgt for 2 år

Styrets leder – valgt ble:

  • Aslak Hagen – valgt for 1 år

Varamedlemmer til styret – valgt ble:

  • Morten Olsson – valgt for 1 år 2009-2010

Trond Bøe, Tverrlia 76 -valgt for 2 år 2009-2011

Valgkomite: Alle ble valgt i 2008 for 2 år – derfor ingen på valg

Annet

Etter at alle formelle årsmøtesaker var avsluttet ga grunneier Hans Tandberg en orientering om forskjellige forhold knyttet til hyttefeltet og nærområdene. I sin orientering kom han bl.a inn på

Sykkelstier:
* Tverrlia-Nystølen, ligger etter kloakktrasèen, enkelte steder forsterket med duk og nytt bærelag Tverrlia-Kuleset, under opparbeidelse som sykkel- og gangsti – kommet godt i gang.
* Tverrlia-Bøgaset, ligger etter kabeltrasê – kan utvikles til sykkel- og gangsti men det krever en del utbedringer

Golfbanen:
Åpnet 27.juni 2009. 9-hulls bane, god og velansett kvalitet men fortsatt noe fersk. Golfinstruktør fra Kragerø kommer til høstferien. Det ble stilt spørsmål om når golfbanen blir utvidet. Hans Tandberg svarte til dette at det forelå tilstrekkelige arealer men at driften må komme godt i gang på nåværende bane før det vil bli foretatt utvidelser.

Estatia Resort
Byggetrinn 1: Små hytter inntil golfbanen – 70 m2 – ca 2 mill. Hyttene skal eies privat og det vil bli frivillig utleie gjennom Estatias bookingssystem.

Byggetrinn 2: Oppføring av hotell mellom hull 1 på golfbanen og alpinsenteret

Hans Tandberg nevnte avslutningsvis at Ridesenteret som er under oppbygging er positivt men at det ikke er mulig å kombinere sykkel og gangstier med hestetrasèer

Etter Hans Tandberg sin orientering var årsmøtet slutt. Det ble servert en spekeanretning mv med tillegg av kaffe og bløtkake i anledning Hans Tandberg sin 60 års dag. Sosialt samvær.

Robert Burud Bjørn Slaatten