Protokoll fra Representantskapsmøte i Trondrudvegen

Det ble avholdt representantskapsmøte i Trondrudvegen den 21. november kl 19-22. Her er protokollen fra møtet.

Protokoll fra Representantskapsmøte i Trondrudvegen 2014

  • Tid: Fredag 21. November 2014 klokken 19.00-22.00
  • Sted: Hos Lars Vestheim i Rukkedalen.

Saksliste:

Sak 1.0 Konstitueringen av møte.

1.1 Registrering av fremmøtte i Representantskapet

Lars Vestheim, Thor Sjong, Ole Johnny Moen, Ove Mathisen(vara), Tore Ness og Odd Anton Mehlum. Håvard Rustad og Knut Tandberg hadde begge gitt fullmakt til styre via SMS før møte. Godkjent av Rep.møte. Vi er da 8 stk og vedtaksføre.

Fraværende: Jan Gunnar Ness. Ingen fra næring møtte.

1.2 Godkjenning av innkalling.

Innkalling godkjent.

1.3 Godkjenning av dagsorden.

Dagsorden ble godkjent med tilleggspunkt 5.1 mht Vurdering av årsavgift pr. andel.

1.4 Valg av referent.

Tore Ness ble valgt.

1.5 Valg av 2 personer til å undertegne protokollen.

Odd Anton Melum og Ole Johnny Moen ble valgt.

1.6 Valg av møteleder.

Leder Tore Ness ble valgt som møteleder.

S

ak 2.0 Styrets Årsmelding for 2013.

Styrets årsmelding for 2013 ble lest opp av leder Tore Ness og godkjent uten merknader.

Sak 3.0 Godkjenning av resultatregnskap for Trondrudvegen for 2013.

Kassere Lars Vestheim gikk igjennom regnskapet for 2013.

Driftsinntekter kr. 997.672,- (mot 705.313,- i -12).
Driftsutgifter kr. 501.187,- (mot 296.517,- i -12).
Dette gir et resultat på kr. 496.485,- (mot 408.796,- i -12).
Egenkapitalen pr. 31/12-13 er på kr. 2.498.253,- (mot 2.003.037,- i -12).

Det er 43 nye andeler i vegen for 2013. Dette gir en sum på kr. 331.100,- i andelstilskudd for 2013. Se også noter for forklaringer til regnskapet.

Styret informerer Rep.møte mht at vi på ny må se på antall nye hytter i området. Vi sliter fortsatt med å få innmeldt alle nye solgte hytte tomter ol. Særlig fra Tverrlia, Golfen, K1 og K2 feltene. Styret og velforeninger må se på dette igjen i 2015. Det er viktig for Trondrudvegen mht andelstilskudd, men også for ajur føring av alle medlemmer i vellene i området.

Regnskapet ble godkjent.

4.0 Revisjonsberettningen for 2013.

Yngve Pettersen og Ole Gustav Ronten har revidert regnskapet for 2013.
De skriver at resultatregnskap og balanse som den foreligger, gir etter vårt syn et godt bilde av Trondrudvegen.

Representantskapet godkjenner Revisjonsberettning for 2013.

4.1 Revisjonsberettning for 2012.

Pga at Trondrudvegen ikke er registrert i Brønnøysund Registerene enda, er ikke regnskapet for 2012 og 2011 formelt godkjent enda. Autorisert revisor Ole Gunnar Gaptjern har sett igjennom regnskapene for disse to årene, men kan ikke skrive under på de.
Yngve Pettersen og Ole Gustav Ronten har nå sett på dette også og de har godkjent dette og avlagt Revisjonsberettning for 2012. De har godkjent dette med samme begrunnelse som for 2013.

Representantskapet godkjenner Revisjonsberettning for 2012.

4.2 Revisjonsberettning for 2011.

Med samme begrunnelse som for punkt 4.1 har våre revisorer Yngve Pettersen og Ole Gustav Ronten godkjent regnskapet for 2011 også.

Representantskapet godkjenner denne også.

Sak 5.0 Budsjett 2015 og frammover 5 år (se også sak 6.0 for mere).

Styret har gjort mye nå i sommer mht vedlikehold/utbedringer. Det jobbes videre med utbedringer og hvor mye penger som skal brukes på vegen kommende år.
Styret foreslår at det settes av kr. 1.5 millioner for 2015.
Styret vil i 2015 bygge et Strøhus ved Miljøstasjonen til ca 900.000,- og vi vurdere å legge asfalt ca 400 meter fra Grasdokk brua og opp forbi Rømche svingen. Dette for å få bort vaskebrettene i de to første svingene der nede.
Rep.møte ber styret vurdere tykkelsen på asfalten mht at den må tåle 140 kilo. De ber oss også vurdere telerestriksjoner om våren.
Styret tar også opp dette med skråningen til høyre opp for info tavla ved brua.
Den siger litt nedover og vi har stadig små ras der. Rep.møte ber oss om å vurdere større sikring av denne haugen, og mulig gjøre dette før det legges asfalt. Styret tar dette med seg og jobber videre med dette.
Vi må også avklare der mht hvem som har ansvaret. Vegen eller grunneier. Dette må avklares og se hva Jordskifterettsdommen sier også.
Styret tar det med videre i arbeidet.

Styret jobber også videre med registreringen av vegen i Brønnøysund Registerene. Se også sak 7.0 mht Vedtektsendringer for vegen.

Andre utbedringer av vegen er krysset mot Bøgaset, som er bestemt før (men ikke gjennomført). Det vil bli gjort sammen med Strøhuset i 2015.
Årsmøte i Bøgasetvegen ville ta kr 20.000,- av kostnaden med dette. Resten går på oss.
Vi må også vurdere mere autovern lenger nedover i vegen også. Det er noen plasser mellom jordvollene, som bør ha autovern. Mulig vi bare forlenger de jordvollene som er der i dag.

Utbedring og oppgradering av vegen fra Einan til Alpinsenteret jobbes det videre med. Det er nå planer fra grunneierne på dette og styret følger med på dette.
Vi håper det skjer noe mht dette i 2015. Dette er ikke kostnader som berører Trondrudvegen, men medlemer i Natten, Tverrlia og de andre der oppe.
Nes Kommune har noen Rekkefølgebestemmelser for Tverrlia 5 mht denne svingen og utbedringen av den. Dette har vært punkter før også, men er ikke blitt fulgt opp av kommunen. Vi får håpe de gjør det nå.

Sak 5.1 Vurdering av årsavgift per andel for 2015.

Styret foreslår uendret pris pr. andel for 2015. Dvs kr. 150,- pr. andel.
Vi må vurdere dette på nytt neste år igjen. Vi vil da ha en bedre oversikt over framtidige utgifter/utbedringer på vegen.

Rep.møte godkjenner dette.

Styret orienterte Rep.møte mht at Andelstilskuddet for vegen skal indeksreguleres i 2015. Dvs med virkning fra 2015 og på fakturaer som sendes ut i 2016.

Sak 6.0 Styret sin 5-års plan mht budsjett (se også kommentarer under punkt 5.0).

Styret skal bruke 2015 til vurderinger av framtidige utbedringer ol for Trondrudvegen.
Rep.møte la noen føringer for jobben vår i 2015 og dette kan få konsekvenser for 2016 og videre frammover. Må vi fjerne eller sikre haugen over info tavla nede ved Grasdokk brua, vil det nok ikke bli asfalt der nede i 2015. Da kan det utsettes til 2016.
Styret forklarer også en eventuell utbedring av vegen over Trondruåne eller ny trasé litt lengere oppe i lia. Dette må vi vurdere i 2015 og se hva vi lander på.
Utover dette ser ikke styret for seg andre store utbedringer.
Styret vil derfor vurdere en reduksjon av årsavgiften pr. andel når vi har klart for oss utgiftene de kommende årene.
Styret kommer tilbake med utredninger ol om dette på neste års Rep.møte.

Rep.møte godkjenner styret sin plan for årene som kommer.

Sak 7.0 Vedtektsendringer for Trondrudvegen.

Trondrudvegen skal registrers i Brønnøysund Registerene som «Lag og Foreninger» og vi må justere vedtektene noe for å tilpasse oss dette. Styret har fått hjelp av advokat Svein Aalling til dette arbeidet. Styret legger fram det utsendte forslaget og vi går igjennom punktene. Det er ingen nye punkter, men kun endring av ordlyd ol.
Styret vil være i forkant av dette og har derfor revidert vedtektene nå.
Styret jobber nå videre med denne saken via advokaten og Kjell Huso hos Hallingdal Økonomiservice. Vi vil også konfrontere Ole Johnny Moen med dette før endelig innsendelse.

Rep.møte gir styret fullmakt til å gå videre med denne saken og til å gjøre kosmetiske rettelser om Brønnøysund Registerene skulle kreve det.
Vi tenker da mht en eventuel oppløsning av selskaper/vegen, men da kreves det nok en ny Jordskifterettsdom.

Sak 8.0 Styret sin spørreundersøkelse mht eventuell asfaltering av Trondrudvegen.

Leder Tore Ness informerer Rep.møte om denne spørreundersøkelsen som stod på baksiden av faktura for vegavgiften for 2014. Det kom inn ca 180 svar, og de var alle negative til asfalt fra Grasdokk brua til Natten. Kun to stk var positive.
Styret er enig i dette og vi jobber ikke mere med dette nå.
Styret vurdere alikevel å legge asfalt de første 400 meterene av vegen, som nevnt i sak 5 og 6 over her.

Rep.møte tar dette til orientering nå i møte.

Sak 9.0 Fakturering av næringsdrivende i området.

Næringsdrivende har fått fritak på dette i 2 år. Det har vært litt misnøye rundt dette fra enkelte hytteeiere pga turister til Alpinsenteret belaster vegen og da at Alpinsenteret ikke betaler avgift nå. Det dreier seg om ca 50-60 tusen pr år.
Styret foreslår derfor til Rep.møte at Nesbyen Alpinsenter betaler kr 20.000,- og de andre næringsdrivende får minimumskravet som er lik en andel i vegen. Dette vil da gjelde for Nystølkroken Kafé, Golfen og Hestesportsenteret (er konkurs og banken som eier det nå!).

Rep.møte godkjenner dette slik styret foreslår. Lars Vestheim sender ut faktura ol på dette nå for 2014.

Sak 10.0 Innkomne forslag.

Ingen innkommne forslag.

Sak 9.0 Valg

Thor Sjong, Knut Tanberg og Jan Gunnar Ness står på valg nå.

Representantskapet gjør følgende valg:

Leder Tore Ness gjenvelges som leder for 1 nytt år.
Lars Vestheim gjenvelges for 1 år som styremedlem/kasserer.
Thor Sjong gjenvelges for 2 år som styremedlem.
Knut Tanberg gjenvelges for 1 år som styremedlem. Avklares her mht sønnen Olav Erik Tandberg mht til fullmakter ol.
Jan Gunnar Ness gjenvelges for 1 år som styremedlem.

Revisor: Styret fortsetter med Yngve Pettersen og Ole Gustav Ronten som revisorer for 2014. Blir vi registrert i Brønnøysund Registerene får vi en autorisert revisor til å ta det. Styret får fullmakt til å finne en revisor til dette om registreringen går i orden nå.

Odd Anton Melum — Ole Johnny Moen